Noen ganger kan det være lurt å opprette et brev som du vil sende til mange forskjellige mennesker, men du ønsker at visse deler av det skal individualiseres for hver adressat: deler som hilsen, navn, adresse osv. I Word parlance, dette betyr at du bør lage et skjema brev, som er veldig enkelt å gjøre.

Før du kommer i gang med skjemabokstaver, bør du sørge for at du allerede har satt opp en database med alle feltene du ønsker å inkludere. En database kan være så enkel som et Excel-regneark med kolonner for fornavn, etternavn, adresse osv.

Word kan importere data fra Excel, Access og tekstdokumenter. Hvis du ikke allerede har et databaseoppsett, kan du alltid opprette det i Word, som jeg vil vise deg hvordan du gjør.

Lag skjemabrev i Word

For å begynne, oppretter du et dokument som har standardteksten i det, som eksempelet julebrev nedenfor:

Bare brev

Legg merke til hvordan det ikke har noen honnør, adresse osv. Fordi de alle vil bli lagt til senere som felt i skjemaet vårt. Det første du trenger å gjøre er å klikke på Velg mottakere i fanen Sendinger:

Velg Mottakere

Det er her du legger til personene som vil motta brevet eller importere en liste fra en databasefil.

Mottakermodul

Du kan klikke på Skriv inn ny liste hvis du vil lage listen i selve Word. For å importere, klikk på Bruk eksisterende liste. I dette eksemplet skriver vi bare ut listen.

Adresseliste

Merk: Når du går til å lagre mottakerlisten din, ber Word deg om et sted på harddisken for å lagre datafilen som skal opprettes.

Når du har lagret mottakerlisten din, vil du legge merke til at mange av ikonene som er på utsendingsbåndet, kan klikkes nå.

For å begynne å legge til felt i skjemaet ditt, klikker du et sted i dokumentet for å indikere hvor du vil at feltet skal plasseres, og deretter klikker du på Adresseblokk.

Adresseblokk

Dette vil åpne dialogboksen Sett inn adresseblokk.

Klikk OK for å gå med standardformatet, og du bør få noe som ser slik ut:

Adresseblokk satt inn

Deretter legger du til en Enter etter adresseblokken for å flytte teksten nedover en linje, og deretter klikke på Hilsenlinje-ikonet:

Hilsen Line Ikon

Dette vil åpne dialogboksen Sett inn hilsen.

ord hilsen linje

La oss igjen gå med standardformatet og bare klikke på OK-knappen.

Deretter markerer du hvor det står , høyreklikk med musen, velg Avsnitt og merk deretter av i boksen ved siden av Ikke legg til mellomrom mellom avsnitt av samme stil.

Dette vil få adresseblokken til å henge riktig sammen i stedet for å ha en blank linje mellom hver del av den.

ikke legg til plassord

Klikk deretter på ikonet Forhåndsvisning av resultater som ligger på fanen Sendinger i båndet.

forhåndsvisningsresultater

I stedet for indikatoren for adresseblokkfelt, skal du nå se det faktiske innholdet som er oppført i Word-dokumentet.

Første forhåndsvisning

Når du er ferdig med å forhåndsvise, klikker du på forhåndsvisningsresultatikonet for å slå av forhåndsvisning. Deretter, for å se hvordan du legger til andre felt, klikker du bare forbi i dokumentet for å gjøre gjeldende posisjon, og klikk deretter på Sett inn flettefeltikonet.

Direkte flettefeltikon

Du bør få noe slikt:

Øyeblikkelig felt

Velg Land eller region, og klikk deretter på Sett inn-knappen.

Slått sammen felt

Prøv å klikke på Preview Results-ikonet igjen for å se hvordan det ser ut. Her er eksemplet nedenfor:

Land-forhåndsvisninger

Nå som skjemabrevet er riktig konfigurert, kan du gjøre mer avanserte ting som å sette opp regler. Regler lar deg vise litt tekst for visse mottakere og skjule den for andre. For å komme i gang, klikk på Regler-knappen.

regler

Du vil se en rullegardinmeny med flere alternativer som Spør, utfylling osv.

Regler Dropdown

For vårt eksempel, la oss velge Hvis ... Så ... Ellers, som vil bringe oss til følgende dialog:

regler for postfusjon

Endre feltnavnet: til Country_or_ Region, og skriv USA i feltet Sammenlign med:. Legg deretter til litt tekst i boksene der det står Sett inn denne teksten, og sett ellers inn denne teksten.

I dette eksemplet, hvis mottakeren bor i USA, vil de få teksten God jul satt inn i brevet sitt, mens alle andre vil få meldingen Seasons Greetings.

Slik ser det ut når du klikker OK-knappen og deretter knappen Forhåndsvisning av resultater.

Legg til Merry Christmass-melding

Legg deretter merke til delen Forhåndsvisning av resultater:

Forhåndsvisning av seksjoner

Her kan du klikke på pilknappene (når Forhåndsvisning av resultater er slått på) til venstre og høyre for tallet for å bla gjennom alle bokstavene som skal sendes ut. På denne måten kan du sørge for at alle brevene dine ser rett ut før du skriver ut eller e-post.

Merk: Matchvalget i menyvalget under Regler er for å matche feltnavn i en database med overskriftsnavn i mottakerlisten.

For å gjøre det lettere å se hvor du har satt inn felt i dokumentet, bruker du knappen Uthev Merge Fields.

Marker felt

Det er et skift du kan slå av og på etter eget skjønn. Til slutt, når du er fornøyd med brevet ditt, klikker du på Fullfør og flett-ikonet:

Fullfør & flett

Du bør få denne rullegardinmenyen med tre alternativer.

Fullfør og flett ned rullegardin

Velg Rediger individuelle dokumenter for å få Word til å slå sammen alle brevene dine til ett stort dokument som du kan se over før du skriver ut eller sender som en e-post.

Som du kan se, er det ikke lenger vanskelig å lage skjemabrev med Word, og du kan lage og sende dokumenter raskt og enkelt. Hvis du har spørsmål, kan du gjerne kommentere. Nyt!